Numa época onde a competitividade global determina a capacidade que a empresa terá para sobreviver num mercado de múltiplas escolhas, a racional gestão do tempo resultará em dias menos estressantes, prazos cumpridos e metas alcançadas, em perfeita sintonia com a vida pessoal e profissional. Parece fácil, não é mesmo?

Mas por que está cada vez mais complicado gerenciar a agenda? Como conciliar os compromissos, sem prejuízo de nenhum deles? Com disciplina, foco no trabalho e planejamento, é possível se atingir a excelência sem maiores desavenças com o relógio.
O grande segredo é assumir as rédeas da situação e conduzir o processo para se conquistar a autonomia. E, nesse caso, a contribuição da tecnologia, através dos computadores, palm tops e agendas eletrônicas, é ineficaz. Você já deve ter ouvido esta frase: "O meu dia necessita de pelo menos umas oito horas a mais para completar minhas tarefas".
Tais lamentações podem ter diversas formas semânticas, mas o conteúdo converge para uma só conclusão: a administração do tempo transformou-se numa arte a ser conquistada.
Quantas pessoas, ao término do dia, se perguntam: a que resultados nossa empresa chegou hoje? Fizemos 20 telefonemas, enviamos dez orçamentos, participamos de quatro reuniões com clientes e, não fechamos nenhum pedido. Estamos conseguindo administrar o nosso tempo, de forma a aproveitá-lo da melhor forma possível? Com certeza, estamos longe.

E se há algo que devemos fazer para sermos bem sucedidos no uso que damos ao nosso “pouco" tempo é planejar. E planejar significa, na prática, identificar eventos futuros e trazê-los para o presente, de forma que possamos fazer alguma coisa agora. Na realidade, não podemos controlar tudo, mas podemos ter influência sobre a maioria das coisas se cumprirmos um processo de forma correta, com início, meio e fim.
Nesse aspecto, o planejamento minucioso é o ponto de partida para um sistema eficiente de administração do tempo. Para começar, não perca tempo com coisas que vão empatar seu desenvolvimento profissional e, no segundo momento, frustrá-lo.
Gerenciar o tempo só dá certo quando o mais importante for feito em primeiro lugar. Porém, aqui há uma armadilha: prioritário não é o mesmo que urgente. Vale ressaltar que o urgente pode incomodar e normalmente não é importante. Já o prioritário conseqüentemente está relacionado com a busca de objetivos e metas que, por sua vez, pavimentam o crescimento e aperfeiçoamento individual. O domínio desta ferramenta passa pela definição que se deseja dar à carreira aliada à vida pessoal. Trata-se do caminho perfeito em busca da felicidade.
Lembre-se de que a eficácia com que se usa o gerenciamento do tempo pode construir ou destruir negócios tendo ainda um impacto tremendo em nossa vida. Portanto, pense e aja imediatamente.
Conheça algumas técnicas e soluções que poderão auxiliá-lo na administração do seu tempo:

DESPERDIÇADORES E ECONOMIZADORES DE TEMPO

Entendemos por "desperdiçadores de tempo" disfunções que provocam o uso inadequado ou insatisfatório do tempo na perspectiva do indivíduo ou da empresa.

As causas que provocam este desperdício podem ser basicamente de cinco origens: estruturais, que são aquelas provenientes de pontos relacionados à estrutura organizacional; ambientais; culturais; individuais e gerenciais.

Uma pesquisa feita em vinte e um países, com aproximadamente dois mil executivos de várias organizações, apresentou como desperdiçadores de tempo mais comuns, trinta e sete itens.

Vamos detalhar abaixo os principais deles, que são, principalmente, a falta de:
• Planejamento;
• Informações eficientes;
• Disciplina no cumprimento da agenda;
• Definição clara de objetivos na execução das tarefas;
• Delegação;
• Compromisso com os resultados;
• Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
• Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
• Fragmentação e superficialidade;
• Excesso de reuniões e burocracia interna;
• Indefinição de prioridades;
• Incapacidade de dizer "não";
• Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
• Centralização de poder;
• Resistências às mudanças.

Por outro lado, você poderá utilizar-se dos “economizadores de tempo” através da:
• Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
• Criação de listas de afazeres;
• Definição de metas;
• Manutenção de suas metas em vista;
• Definição de prioridades;
• Acompanhamento das prioridades;
• Organização das tarefas;
• Organização e acesso com rapidez de informações usadas com freqüência.

DICAS PARA SE ECONOMIZAR TEMPO

"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos" (Waitley).
A seguir, apresentamos técnicas eficazes, atitudes e comportamentos que podem economizar seu tempo:

Planejamento - toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados.
Organização - a organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações.
Delegação ou “Empowerment“ - atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz.
Telefone - use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações.
Comunicação - a linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos.
Tomada de decisões - a análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras para que o problema possa ser atacado de forma imediata.
Concentração - tempo mínimo (anterior a ação) que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.

Enumeramos abaixo soluções práticas que o ajudarão a economizar tempo:

1 - Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
2 - Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
3 - Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
4 - Faça as coisas em ordem de prioridade;
5 - Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
6 - Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
7 - Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
8 - Elimine desperdiçadores de tempo;
9 - Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.